Zákon o archivnictví z roku 2005 počítal s hlubším řízením archivů

Nejvyšší kontrolní úřad se zaměřil na hospodaření vybraných veřejných archivů (viz. bod 1 níže) spadajících pod resort Ministerstva vnitra (MV) v letech 2016 až 2018. Kontroloři především prověřili, jak postupovala digitalizace archiválií a budování Národního digitálního archivu. V roce 2005 nabyl účinnosti zákon o archivnictví, a tak NKÚ zkoumal i to, zda se podle něj MV řídí a jakým způsobem pracuje na rozvoji archivnictví v České republice.

NKÚ zjistil, že tímto zákonem požadovanou koncepci rozvoje archivnictví vytvořilo Ministerstvo vnitra až v roce 2018, tedy 14 let poté, co už měla být hotová. Minimálně stejně dlouhou dobu resort také nestanovil konkrétní a měřitelné cíle, na kterých by se mělo v archivnictví pracovat. Například u digitalizace archiválií nebylo určeno, co se má digitalizovat, jak mají archivy postupovat, a chyběly i konkrétní termíny, podle kterých by se archivy řídily. V důsledku toho nemělo MV v době kontroly spolehlivý přehled o tom, jak digitalizace postupuje.

Chybějící koncepce a hlubší řízení ze strany MV ovlivnila i způsob, jakým jednotlivé archivy přistupovaly k digitalizaci archiválií. Důsledkem nejednotného přístupu je například to, že matriční údaje jsou uloženy na osmi různých webových portálech.

Z kontroly také vyplynulo, že u státních archivů se na digitalizaci podílely ve velké míře externí subjekty. Jen v případě pěti prověřovaných archivů se u čtyř z nich podílel na digitalizaci jeden externí subjekt, který v letech 2012 až 2018 vytvořil přes 80 procent veškerých vzniklých digitálních kopií – především matričních a pozemkových knih – výměnou za to, že si vždy jednu z kopií ponechal.
S digitalizací souvisí také budování Národního digitálního archivu, který má zajistit rychlý a jednoduchý přístup k digitálním záznamům. V roce 2004 na něm začal pracovat Národní archiv s tím, že podle původních plánů měl být digitální archiv připraven v roce 2008. Národní archiv ale projekt nedokončil ani v termínu prodlouženém do poloviny roku 2014. V roce 2016 spustil jeho novou podobu, která je založena na tzv. open source systému. Národní digitální archiv ale v době kontroly splňoval jen jeden z šesti zákonných požadavků – například kulturně vědecké instituce a další původci záznamů nemohli na dálku vkládat metadata a nefungovaly ani další požadované funkce.

NKÚ také zjistil, že čtvrtina z 86 objektů prověřovaných archivů nesplňovala podmínky pro ukládání archiválií.

Státní archivy hospodařily v roce 2018 s majetkem v hodnotě 3,2 miliardy korun a roční náklady na jejich činnost dosahovaly v letech 2015 až 2017 přibližně 854 milionů korun.

1] Národní archiv Praha, Moravský zemský archiv v Brně, Zemský archiv v Opavě, Státní oblastní archiv v Litoměřicích, Státní oblastní archiv v Zámrsku.

• Kontrolní závěr z kontrolní akce NKÚ č. 18/12